SNELLE REACTIE REDT CUSTOMER SERVICE BIJ AFBRANDEN KANTOOR

zweden Afgelopen 2 januari is het kantoor van Vattenfalls Customer Service in Umeå, Noord-Zweden, volledig in de as gelegd. Desondanks lukte het de medewerkers van de eenheid om de belangrijkste taak, het aannemen van foutmeldingen, al binnen een uur veilig te stellen.

Vierentwintig uur later was het grootste deel van Customer Service weer volledig operationeel. Toen Jimmy Sandell, Head of Nordic Customer Services, de werkplek van circa driehonderd medewerkers in rook zag opgaan, had hij zo'n snel herstel vrijwel voor onmogelijk gehouden. Hij verklaart het snelle herstel als volgt: "Heel snel zijn de juiste beslissingen genomen waardoor medewerkers van de verschillende eenheden toch de noodzakelijke diensten konden verlenen. Dankzij de inspanningen van veel professionals die alle mogelijke moeite hebben gedaan, zijn we de crisis de baas geworden."

Kantoor Vattenfall in Umeå

Noodplan
De brand, waardoor de helft van de wijk is verwoest, brak uit om half zeven 's avonds in een naastgelegen gebouw. Het leek er eerst op dat de brand bedwongen kon worden, maar om veiligheidsredenen werd het kantoor toch ontruimd. Tegen acht uur was het duidelijk dat in het kantoor, door rookschade, de volgende dag niet gewerkt kon worden. Er moest dus een tijdelijk onderkomen worden gevonden. Jimmy Sandell belde zijn Management Team, dat met weekendverlof was. "Het team werkte gelijktijdig op drie fronten: een onderkomen zoeken, de nodige IT-uitrusting regelen en de medewerkers informeren", vertelt Sandell.

Zoals vastgelegd in het bestaande noodplan, werden de taken voor foutmeldingen onmiddellijk overgeheveld naar de Customer Service van Eldistribution in Trollhättan.

Om tien uur werden medewerkers via sms-lijsten van de situatie op de hoogte gesteld. Ondertussen had de vlammenzee om zich heen gegrepen. Voordat alles verwoest werd, konden de brandweer en medewerkers nog de meeste data-apparatuur en telefoons redden.

Om één uur 's nachts kreeg Vattenfalls IT-manager Jens Zerbst te horen dat er nieuwe IT-voorzieningen nodig waren, en rond diezelfde tijd ging Per Spåls, Vattenfalls Property Manager in Zweden, op zoek naar een mogelijk tijdelijk onderkomen.

Vrijwillige verhuizing naar tijdelijke werkplek
De dag na de brand vloog een aantal medewerkers van Customer Service naar het kantoor van Vattenfall in Solna, waar snel een verdieping voor hen in orde werd gemaakt. Team Manager Niclas Grundströmer had vier verhuisdozen bij zich met apparatuur die van de vlammen waren gered. De IT-afdeling in Solna heeft dit verder aangevuld met laptops, beeldschermen en de nodige aansluitingen.

"De samenwerking was in één woord fantastisch", vertelt Grundströmer.

Jenny Örtengren en Peter Nyström behoorden tot de veertig energieadviseurs die snel ingingen op het aanbod om als weekendforens in het kantoor Arenastaden te gaan werken. "Ik hoef niet met anderen rekening te houden, dus heb ik m'n koffertje gepakt en ben gegaan", vertelt Örtengren, die dinsdagavond al in Solna was aangekomen en woensdagmorgen om 8 uur zoals gewoonlijk naar haar werk kon gaan.

Jenny Örtengren en Peter Nyström

Peter Nyström komt oorspronkelijk uit Stockholm en had er niets op tegen om daar weer een tijdje naar terug te gaan. "Medewerkers konden op vrijwillige basis naar Arenastaden verhuizen en daar werken. Voor mij was het een eenvoudige beslissing."

Twee dagen na de brand waren grote delen van Vattenfalls Customer Services overgebracht naar een tijdelijk kantoor op het adres Kungsgatan in Umeå en naar het kantoor van Vattenfall in de elektriciteitscentrale Stornorrfors, een kleine tien kilometer ten noorden van Umeå.

Op dit moment wordt er gezocht naar een geschikt tijdelijk kantoor in Umeå, en Sandell is hoopvol dat dit binnen 3 tot 4 weken kan worden geregeld. "De bedoeling is uiteindelijk weer terug te gaan naar ons oude adres, maar naar verwachting gaat dat wel bijna twee jaar duren."

De oorzaak van de brand is nog onduidelijk, maar de politie vermoedt dat de brand in het naastgelegen houten gebouw door een elektrische storing is begonnen. Niemand raakte gewond.

Gerelateerde content